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Gracias a internet nos podemos comunicar cada vez más. Sin embargo, a pesar de que haya muchas maneras de comunicarse, el lenguaje escrito es el más usado en el mundo digital. Ahora bien, si no es de calidad, puede dar lugar a confusiones: errores gramaticales, falta de marcas de puntuación… Por esta razón, es importante que sepas cómo se escribe un correo electrónico y evitar así interpretaciones equivocadas.
Es más, el email es un canal de comunicación excelente para contactar con los clientes, pues es de los más utilizados en los medios corporativos. Al ser emprendedor, eres el que tiene que intentar establecer una buena comunicación con todos los leads y/o clientes de tu negocio. Con el fin de que te comuniques de manera objetiva, efectiva y clara mediante los correos electrónicos, te presento algunos consejos para usar bien este canal y, consecuentemente, aumentar tus ventas. Lo importante es que sepas a quién te diriges y redactes en función del perfil del interlocutor.
Recomendaciones generales
Estructurar el email previamente
Antes de empezar a redactar un correo, tienes que organizar tus ideas siguiendo la estructura básica: introducción, desarrollo y conclusión. Así pues, debes distribuir los tópicos de lo que vas a escribir desarrollando un párrafo breve para cada uno de los tópicos. De esta manera puedes detallar tu idea y facilitar la comprensión del texto a los usuarios. Eso sí, te recomiendo que uses una sola fuente y un solo tamaño, que no escribas en mayúsculas y que marques en negrita lo que quieres resaltar. Por otro lado, en el caso que esperes una respuesta a tu email, introduce una oportunidad para que lo haga a través de una llamada a la acción: solicita una contestación, formula una pregunta, apunta que para continuar el tema se requiere feedback, etc.
Brevedad
Probablemente, las personas que lean tu texto tendrán otras cosas que hacer, por lo que debes ser objetivo y breve para que los usuarios no se desvíen del asunto central del email. Si el texto es demasiado extenso, hay más posibilidades de que el destinatario no entienda tu propósito, hecho que supondrá una pérdida de tiempo para ti si tienes que explicarle otra vez lo que pretendes o no hace el efecto deseado el correo electrónico enviado. Asimismo, si una persona te ha preguntado algo, no te olvides de responderle pero también siendo escueto y objetivo. Brindar demasiada información solo hará que el receptor se confunda.
Escribir el asunto cuando el email esté redactado
El asunto es muy importante, pues será lo que hará destacar a tu correo electrónico del resto de mensajes de la bandeja de entrada. Por lo tanto, el asunto de tu email tiene que ser directo y no dejar lugar a la mala interpretación. Si llenas la línea del asunto después de terminar la redacción del correo, sintetizarás mejor todo el contenido del mensaje en una sola frase. Eso sí, no lo dejes en blanco porque habrá más posibilidades de que tu email no sea leído. Por otro lado, evita palabras como “prioridad” o “urgente”, pues los mensajes con este tipo de palabras se suelen ignorar puesto que los temas de estas características deben ser tratados por medios más rápidos como, por ejemplo, el teléfono.
Claridad
A la hora de enviar tu correo electrónico no solo debes ser objetivo, sino que también es muy importante que seas claro. Por consiguiente, verifica cada palabra y revisa las dudas que tengas con ciertos términos antes de mandarlo. Y es que el cuidado de cada frase es crucial, sobre todo con las normas ortográficas y gramaticales. Cabe decir que las jergas no se deben usar en emails para tus clientes a no ser que sean muy cercanos, pues en el trabajo el lenguaje tiene que ser adecuado para el objetivo y el perfil de los interlocutores.
Educación
Tienes que ser educado y evitar palabras ásperas o expresiones que se puedan malinterpretar. Es más, si escribes un correo electrónico formal, evita tocar asuntos innecesarios que no estén relacionados con el tema del mensaje o con el ambiente de trabajo. Por lo tanto, no puedes perder el foco de lo que quieres tratar y tienes que ofrecer respuestas claras cuando se han formulado preguntas o dudas. Es decir, tu lenguaje debe ser correcto y educado, con el uso de palabras como “gracias”, “por favor” o “disculpe”.
Dejar a los destinatarios para el final
Si dejas el campo de destinatario para lo último, evitarás redactar y enviar emails en blanco, sin terminar de escribir, a las personas equivocadas, etc. porque revisarás todo lo que has escrito antes. Por consiguiente, antes de enviar tu correo electrónico, repasa si has hecho todo lo que he apuntado en los puntos anteriores y, después, añade a los destinatarios.
Recomendaciones para emails personales
Evitar la formalidad excesiva
La formalidad que uses en los textos de tus correos electrónicos debe ir en línea con el grado de libertad que tengas con el destinatario. Si bien es cierto que debes tener cuidado con la manera de tratar a los receptores, tampoco tienes que acabar siendo demasiado formal porque puede hacer el texto impersonal y dificultar la comprensión del mensaje al usuario. Si no perjudica lo que quieres decir, puedes usar abreviaturas, emojis y jerga.
Naturalidad
Cuando escribes un email más personal, no puedes huir de tu forma de comunicarte por lo que, a pesar de que se desvíen de las reglas de la escritura formal, puedes usar palabras de tu día a día para parecer más cercano. Así pues, no trates de impresionar a tus amigos o familiares cuando escribas el correo electrónico, sino que es mejor que uses el vocabulario al que recurres en tu rutina.
Recomendaciones para emails profesionales
Formalidad
Al ser un correo de ventas, a diferencia de los mensajes más personales, el lenguaje tiene que ser más cordial y formal. Cuando saludes, trata al destinatario de la mejor forma posible. Ten en cuenta el grado jerárquico entre los destinatarios y tú y demuestra el respeto adecuado evitando jergas o abreviaturas. Por otro lado, cuando te despidas, evita enviar besos o abrazos porque no es alguien cercano. En su lugar, usa “atentamente” o “cordialmente”.
Oficializar las decisiones de las reuniones
Después de una reunión, es recomendable que relates todo lo que se ha acordado en un correo electrónico e informes de las decisiones tomadas. De este modo, tienes que enviar dicho email a todos los que han participado en la reunión y pedirles que te confirmen si les ha llegado. Este tipo de correos se usa para la programación de reuniones, conversaciones informales o cumplimientos de compromisos agendados con alguien.
Crear un gancho
Para capturar la atención del lector desde el principio del texto, tienes que crear un gancho pensando en un problema que se pueda aplicar al público en general. Así pues, puedes desarrollar la introducción del mensaje demostrando que tu producto ayudará a solucionar dicho problema. Asimismo, otras formas interesantes para captar la atención de los receptores puede ser la formulación de preguntas o la instigación a la curiosidad del lector con expresiones como “¿Sabías que…?”.
Llamar al destinatario por su nombre
Personalizar un email es uno de los aspectos más relevantes para que sea efectivo. Si llamas por su nombre al usuario, parecerás más cercano y este, al leer su nombre, creará más afecto por tu marca. Por lo tanto, cuando utilices disparos automáticos, asegúrate de que la herramienta llena el saludo con el nombre del cliente. Y es que se trata de un recurso muy popular y usado, así que no saludes de forma genérica.
Explicar la acción que esperas del receptor
Tu email debe tener un propósito que dejes claro al final del texto mediante la llamada a la acción. A través de esta estrategia, tienes que llevar al lector a compartir tu mensaje, a hacer click en tu oferta, a seguir leyendo tu contenido… Es decir, usando tu creatividad, tienes que mostrarle al receptor cómo de importante puede ser la acción que le propones. Y es que una buena llamada a la acción puede incrementar el tráfico de tu página web e, incluso, determinar una venta. Para saber más sobre las llamadas a la acción, puedes entrar aquí: https://www.jaumepujolcapllonch.com/como-definir-call-to-action/
Conclusión
En resumen, el envío de emails es una estrategia muy usada por los emprendedores. Al recurrir a esta técnica, debes tener claro a quién te diriges y con qué finalidad. Y es que si adecuas tu lenguaje al perfil del receptor evitarás confusiones y tu mensaje será más efectivo. Recuerda que debes estructurar bien el texto, ser breve, claro y educado, escribir un asunto que sintetice bien el texto, revisar el mensaje, redactar en base al grado de libertad o el grado jerárquico que tengas con el destinatario, crear un gancho que capture la atención del lector desde el principio, llamar al destinatario por su nombre para parecer más cercano y hacer llamadas a la acción que guíen al receptor. De esta forma, tus emails te ayudarán a aumentar tu tráfico así como también tus ventas.
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