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En el mundo corporativo siempre se ha buscado el desarrollo de técnicas propias para que las empresas puedan producir más y mejor, es decir, metodologías que se centren tanto en la organización como en el aumento de la productividad. Una de estas metodologías es el entrenamiento 5S el cual, a pesar de existir desde hace bastante tiempo, en la actualidad sigue siendo un método de gestión muy usado en la grandes empresas.
Qué es el entrenamiento 5S
El entrenamiento 5S es una metodología, técnica o programa de calidad que presenta una filosofía de gestión que tiene como objetivo cambiar la mentalidad de los trabajadores. Este concepto surgió en Japón, después de la Segunda Guerra Mundial, cuando el país tenía que encarar un escenario de destrucción por haber perdido en el conflicto. En este contexto necesitaban reconstruir la nación, tanto social como económicamente, por lo que idearon esta metodología para mejorar la producción y sacar el territorio nipón adelante.
El nombre 5S proviene de las iniciales de las cinco palabras japonesas en las que se basa esta técnica, las cuales resumen la aplicación de la filosofía: seiri (utilización), seiton (organización), seiso (limpieza), seiketsu (estandarización) y shitsuke (disciplina). Fue el fundador de la multinacional Toyota, Sakichi Toyoda, quien desarrolló este entrenamiento 5S con el fin de reestructurar el escenario productivo en Japón mediante la organización de las empresas y la eliminación de desperdicios en tiempos de escasez.
Las etapas del entrenamiento 5S
La metodología 5S se basa en prácticas de mejora continua que buscan la organización productiva y el perfeccionamiento de los procesos. Por lo tanto, ayuda a crear y a cumplir las reglas internas de la empresa a la vez que elimina las pérdidas y desarrolla entornos de trabajo eficientes y sanos. Así pues, esta técnica requiere la participación de cada uno de los profesionales involucrados en el proyecto para que se pueda analizar de manera conjunta la empresa y apuntar qué se puede eliminar para que la producción sea más eficaz. Dicho mejora tiene lugar pasando cinco etapas, las cuales se tratan como sentidos en la traducción al español:
Seiri o Sentido de utilización
Esta primera etapa del entrenamiento 5S se basa en ordenar todo lo que esté desordenado en el entorno laboral. De este modo, tienes analizar lo que hay en la situación actual e identificar tanto lo que se debe mantener como lo que se tiene que descartar. Como todos los procesos de organización, el 5S requiere esta etapa de planificación para poder preparar los cambios. En resumen, la etapa Seiri consiste en analizar la situación, identificar los desperdicios y separar lo que no tenga utilidad.
Seiton o Sentido de organización
Una vez realizado el análisis inicial y eliminado todo lo que sea un desperdicio, hay que buscar una manera de organizar los elementos que no se hayan descartado. Para desarrollar una organización eficiente, puedes usar los principios ergonómicos para asegurarte de que cada elemento está en el lugar que le corresponde. Así pues, en esta segunda etapa tienes que tener en cuenta tanto el entorno físico de tu empresa como el entorno virtual, puesto que todo debe encontrar su debido espacio.
Seiso o Sentido de limpieza
Con el análisis realizado y los elementos organizados, el tercer paso es mantener ese ambiente en orden y limpio. Por lo tanto, todos los elementos tienen que estar limpios no solo por la persona que se encarga de limpiar, sino también por los trabajadores involucrados en los procesos en cuestión. En otras palabras: todos los profesionales deben mantener su espacio de trabajo ordenado para garantizar un entorno saludable y seguro que presente las mínimas posibilidades de que surja algún problema.
Seiketsu o Sentido de estandarización
Las tres etapas vistas hasta ahora se basan en poner en orden el ambiente productivo. Esta cuarta etapa ya consiste en transformar las etapas anteriores en algo rutinario y normal. Para ello, puedes contratar a empleados específicos que se encarguen de mantener los pasos de esta metodología y de ayudar a crear un proceso estándar. Por consiguiente, en el Seiketsu, todos los valores y normas predicados en las anteriores etapas tienen que ser absorbidos por cada empleado involucrado.
Shitsuke o Sentido de disciplina
Esta última etapa tiene un sentido muy significativo porque profundiza a nivel individual y personal de cada uno de los involucrados en el proceso de cambio y mejora continua. El objetivo del Shitsuke es crear un sentido de disciplina en cada trabajador que le lleve a interiorizar como hábito frecuente la filosofía del 5S. Cabe decir que esta etapa es uno de los mayores retos de esta metodología, pues es la que consigue que la disciplina para alcanzar la mejora del ambiente productivo sea continua. Así pues, para hacer del entrenamiento 5S una filosofía de trabajo interna, tienes que invertir en la capacitación continua de tus trabajadores; todo ello alentando buenas prácticas y enraizando paulatinamente los principios de esta técnica en lo cotidiano.
Conclusión
Como emprendedor, si quieres garantizar un ambiente de trabajo productivo, sano y seguro, debes buscar la mejora continua de tus equipos; lo cual se puede conseguir aplicando la metodología 5S. Esta filosofía va más allá de la aplicación de técnicas ya que busca introducir la idea de que un entorno organizado puede ocasionar cambios muy importantes en cualquier negocio, pues suele llevar al ahorro de recursos así como también al incremento de la seguridad y motivación de los empleados. Por consiguiente, la productividad de los involucrados y la retención de clientes también aumentará puesto que, si el trabajo se hace mejor, el nivel de satisfacción del consumidor pasa a ser mayor. Por otro lado, el entrenamiento 5S ayuda a reducir el espacio necesario para producir y puede disminuir el coste de los espacios físicos. En resumen: cada etapa de esta filosofía corresponde a un sentido de cambio de pensamiento importante y se puede aplicar tanto en el entorno laboral como en la vida personal.
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