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¿Eres de los que siguen anotando en una agenda de papel las reservas que realizan tus clientes llamando por teléfono? No pongo en duda que esta opción, que has utilizado toda la vida, te resulte práctica y funcional. Pero hoy en día, existen motores de reservas que pueden ayudarte a mejorar notablemente la gestión de tu negocio.
¿Quieres saber todo lo que puede hacer un sistema de reservas eficaz y qué aspectos debes tener en cuenta para elegir uno? Pues es justo la información que hoy quiero compartir contigo en este post.
¿Qué es un motor de reservas?
Un motor de reservas es una herramienta esencial para un negocio de hostelería y restauración. Como seguro imaginas, su función principal es facilitar la gestión telemática de las reservas que realizan los clientes, permitiéndoles reservar una mesa de forma anticipada y dando al establecimiento la posibilidad de organizar mejor su servicio.
Hoy en día, estos sistemas funcionan, principalmente, mediante un software o una plataforma. Al tratarse de un sistema de reservas digital, el cliente puede reservar su mesa a cualquier hora del día y desde cualquier lugar, sin tener que llamar por teléfono o acudir presencialmente al restaurante. Y esto supone una ventaja tanto para el usuario como para el negocio.
Además de gestionar las reservas en tiempo real, los motores de reservas suelen incorporar funcionalidades como el seguimiento de preferencias del cliente, la gestión de cancelaciones y la automatización de confirmaciones. De esta forma, el sistema de reservas se convierte en un pilar esencial para mejorar la gestión de las mesas del restaurante, garantizar una experiencia positiva a los clientes y ayudar a los trabajadores a organizarse mejor.
Beneficios de contar con un sistema de reservas eficaz
1.- Optimización de la ocupación:
Un sistema de reservas eficaz permite administrar mejor el espacio y el tiempo del restaurante, minimizando tiempos de espera y maximizando la ocupación. También permite saber con más antelación cuándo el restaurante estará lleno para contar con personal extra si fuera necesario o para adquirir más materia prima para que no falte en cocina. Esto da lugar a una mayor eficiencia operativa.
2.- Reducción de cancelaciones:
Los motores de reserva suelen contar con una herramienta que permite enviar recordatorios de la reserva al cliente (ya sea mediante email o SMS) y gestionar las confirmaciones recibidas, algo que contribuye a reducir el número de cancelaciones de última hora, a optimizar el flujo de clientes y a evitar mesas vacías. Además, lo hará sin que tú tengas que pararte a coger el teléfono para atender la cancelación, sino que todo quedará registrado en este sistema.
3.- Mejora la experiencia del cliente:
Los clientes prefieren realizar reservas de manera rápida y sencilla. Un sistema de reservas eficaz y sencillo mejora la imagen de marca del negocio, permitiendo a los clientes reservar sin necesidad de llamadas telefónicas y asegurando una respuesta rápida y organizada.
4.- Acceso a datos y personalización:
La recopilación de datos de reservas permite a los restaurantes conocer mejor a sus clientes y ajustar el servicio a sus preferencias. Estos datos son cruciales para personalizar la experiencia, fidelizar clientes y diseñar estrategias de marketing más efectivas.
5.- Optimización de las campañas de marketing:
Un sistema de reservas conectado con el CRM del restaurante facilita la segmentación de los clientes según sus hábitos y preferencias, permitiendo diseñar campañas más precisas y, por lo tanto, más efectivas.
Consejos para elegir el mejor sistema de reservas
La elección de un motor de reservas adecuado depende de factores específicos del negocio, como el tamaño del restaurante, el tipo de servicios que ofrece o las necesidades de gestión. Sin embargo, estos criterios generales que hoy comparto contigo pueden servir de guía:
- Compatibilidad con tu sitio web: El sistema de reservas debe integrarse perfectamente en la web de tu restaurante para que no surjan problemas técnicos. La usabilidad es clave para facilitar la conversión de visitantes en reservas reales.
- Capacidad para la automatización de recordatorios y confirmaciones: Elegir un sistema que permita el envío automático de recordatorios y confirmaciones ayuda a reducir las cancelaciones de última hora o que te encuentres con que un cliente no se ha presentado a la hora reservada sin avisar.
- Acceso a estadísticas y reportes: Además, un motor de reservas eficaz debe ofrecer informes detallados de las reservas, mostrando datos útiles como los picos de demanda, el porcentaje de cancelaciones o las preferencias del cliente. Esta información es clave para poder tomar ciertas decisiones que afectan a la marcha del negocio.
- Soporte técnico y actualizaciones: Es fundamental que el proveedor del sistema de reservas ofrezca un soporte técnico rápido y de calidad, además de actualizaciones constantes que mejoren la usabilidad y la experiencia de usuario.
- Facilidad de uso y personalización: El sistema debe ser fácil de usar tanto para el equipo de gestión del restaurante como para los clientes. Además, debe permitir ajustes según el flujo de trabajo específico del negocio, como la configuración de horarios o límites de ocupación para cada día de la semana.
Integración del sistema de reservas en otros sistemas en tu CRM
Por último, y esta es la parte que, por mi trabajo como consultor de branding en Mallorca, más me interesa: cabe la posibilidad de integrar el sistema de reservas con otros sistemas de gestión como el CRM (Customer Relationship Management).
Esta integración proporciona una gran ventaja competitiva. En primer lugar, porque permite actualizar información de los clientes en una sola base de datos, facilitando un enfoque más personalizado y coordinado para mejorar la experiencia del cliente.
Si el CRM de tu restaurante está conectado con el sistema de reservas, el personal puede ver información relevante sobre los clientes que hacen una reserva como, por ejemplo, si tienen una intolerancia alimentaria, algo que el cliente agradece no tener que repetir en cada ocasión.
Además del CRM, es recomendable que el sistema de reservas que elijas se integre con otros sistemas de gestión del negocio, como los sistemas de punto de venta y de facturación para optimizar el proceso de control y registro de las transacciones.
Conclusión
En definitiva, un sistema de reservas eficaz para tu restaurante te aporta indudables beneficios que debes aprovechar. Además de ayudarte a gestionar mejor tu negocio y saber con antelación si necesitas personal extra, por poner un ejemplo, también te ayuda a tener actualizada información sobre tus clientes y un histórico de sus visitas.
Si no sabes qué sistema puede venirte mejor, puedes consultarme. El equipo que formamos Coent está aquí para ayudarte en cualquier aspecto que permita mejorar la gestión de tu negocio y su imagen en el mercado. Consúltanos siempre que lo necesites. Ponte en contacto conmigo para reservar una cita. Y si quieres, también puedes suscribirte aquí para recibir GRATIS más recursos sobre branding, marketing y publicidad.
